Administrador de nombres en Excel, es una herramienta que nos ayuda a guardar listas de datos, o matrices, tablas de datos. Básicamente es un lugar donde están las “variables” que contienen datos en forma de matriz o lista. Para poder usarlas en las formulas sin tener que seleccionar cada vez la lista de datos.
En el siguiente ejemplo entenderás con claridad a que nos referimos.
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Como crear una nueva lista de datos.
Primero ubicamos el Administrador de nombres en: Formulas -> Administrador de nombres.
Al presionar el botón de administrador de nombres, aparece una ventana en la cual presionamos el botón de nuevo.
Aparecerá una nueva ventana, aquí le damos un nombre a la lista de datos.
Luego debemos seleccionar los elementos que queremos en nuestra lista, como se ve en la siguiente imagen. Puede ser una matriz de datos o una lista.
Una vez con el nombre y los datos seleccionados, presionamos aceptar. Y ya tenemos los datos guardados en un elemento llamado datos, en nuestro caso.
Como se ve en la siguiente imagen.
Podemos crear todas las variables con datos que queramos. Se podría decir que aquí tendremos nuestra base de datos en Excel.
Obtener un valor con BUSCARV.
El administrador de nombres, puede verse como una tabla o una base de datos. Donde podemos mostrar sus valores, o ben buscar de acuerdo a alguna opción que el usuario ingresa.
Para obtener los valores de las listas de datos en el administrador de nombres, se hace lo siguiente.
En este caso se usa BUSCARV. Y tenemos nuestra lista de datos llamada data, que tiene los siguientes valores:
| Lápiz | 1 | Rojo |
| Grapadora | 2 | Verde |
| Pluma | 3 | Azul |
| Sacapuntas | 4 | Amarillo |
| Computadora | 5 | Negro |
| Regla | 6 | Café |
| Tijeras | 7 | Blanco |
Si queremos ver el valor que hay en la segunda columna de la fila llamada “Pluma”, se hace lo siguiente:
BUSCARV(“Pluma”; data ; 2 ; FALSO) //El resultado es “3”
- En el primer espacio se escribe el valor buscado en la primer columna de la tabla.
- Luego en el segundo parámetro, se escribe la matriz, en este caso es nuestros datos guardados en Administrador de nombres con el nombre de data.
- En seguida en el tercero es la columna que será el resultado.
- Y el último indica que es de concordancia exacta, solo mostrará el resultado si son iguales, el valor buscado y el de nuestra tabla.
Para obtener como resultado La tercer columna de la fila llamada “Regla” se escribe así:
= BUSCARV(“Regla”; data ; 3 ; FALSO) //El resultado es “Café”
Y como en el caso anterior, los datos guardados en el Administrador de nombres se pueden usar en infinidad de funciones de Excel. Como COINCIDIR, BUSCARH, BUSCAR, etc.
Ve el tutorial de cómo crear una lista desplegable.